A exigência se aplica, principalmente, às empresas tributadas pelo Lucro Real, mas também alcança outras categorias jurídicas, como pessoas jurídicas isentas ou imunes com receita relevante e sociedades em conta de participação. O não envio ou a entrega com erros pode gerar penalidades fiscais, o que torna essencial atenção redobrada no preenchimento do arquivo.

O que é a ECD e qual sua função no SPED?
A ECD substitui os livros contábeis em papel, como o Livro Diário, Livro Razão e Balancetes, por versões digitais assinadas com certificado digital. Criada para modernizar e integrar a escrituração contábil ao Fisco, a obrigação passou a ter, em muitos casos, valor jurídico equivalente à escrituração tradicional.

A digitalização permite que os dados sejam enviados eletronicamente ao SPED, o que facilita o cruzamento de informações pela Receita Federal e fortalece os mecanismos de fiscalização tributária.

Quem deve entregar a ECD 2025?
Segundo a Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021, a Escrituração Contábil Digital é obrigatória para:

● Empresas tributadas com base no Lucro Real;
● Empresas do Lucro Presumido que distribuam lucros ou dividendos superiores ao valor da base de cálculo do Imposto de Renda, após dedução de tributos;
● Pessoas jurídicas imunes ou isentas com receitas, doações ou ingressos superiores a R$ 4,8 milhões no ano-calendário de 2024;
● Sociedades em Conta de Participação (SCP), quando se enquadram em alguma das condições acima.

Quem está dispensado da ECD 2025?

Estão dispensadas da entrega:

● Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, exceto quando obrigadas por legislação específica;
● Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
● Pessoas jurídicas inativas durante todo o ano-calendário, ou seja, que não realizaram nenhuma atividade operacional, patrimonial ou financeira, nem aplicações financeiras.

A dispensa, no entanto, não exime essas entidades de manter a escrituração contábil nos moldes exigidos pela legislação, quando aplicável.

Como entregar a ECD dentro do prazo?
O envio da ECD deve ser feito por meio do Programa Validador e Assinador (PVA) disponibilizado pelo SPED. O arquivo deve conter, entre outros registros, o Livro Diário completo, seus auxiliares, o Livro Razão, os balancetes diários e fichas de lançamento.

O sistema exige assinatura digital com certificado ICP-Brasil tanto do contador responsável quanto do representante legal da empresa.

Recomenda-se realizar testes de validação com antecedência e evitar o envio nos últimos dias, pois o volume de acessos pode gerar instabilidades no sistema do SPED.

Multas por atraso ou erros no envio da ECD
O não cumprimento do prazo ou a entrega com omissões ou incorreções pode gerar multas com base no artigo 57 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001. Os valores podem variar conforme o porte da empresa e a gravidade da infração, incluindo:

● Multa de 0,5% sobre a receita bruta da empresa no mês anterior ao da entrega, em caso de não cumprimento da obrigação;
● Multa de R$ 500,00 por mês-calendário ou fração para empresas optantes pelo Lucro Presumido ou imunes/isentas;
● Multa de R$ 1.500 por mês-calendário ou fração para empresas do Lucro Real.

Além disso, erros nas informações enviadas podem resultar em autuações, bloqueio de benefícios fiscais ou complicações na apuração dos tributos devidos.

ECD como ferramenta de fiscalização da Receita
Com o avanço dos mecanismos de cruzamento de dados, a ECD se tornou uma das principais fontes de informações para a Receita Federal verificar divergências contábeis e fiscais.

A escrituração digital é comparada com declarações como a ECF (Escrituração Contábil Fiscal), DCTF, DIRF e outras obrigações acessórias. Inconsistências entre os dados podem resultar em notificações e autuações.

Por isso, é essencial que contadores e responsáveis pela escrituração mantenham alinhamento entre os registros contábeis e fiscais da empresa.

Boas práticas para preenchimento da ECD
Para evitar problemas com a Receita Federal, especialistas recomendam seguir algumas boas práticas no preenchimento da Escrituração Contábil Digital:

● Realizar conciliações periódicas ao longo do ano para evitar inconsistências;
● Utilizar softwares contábeis atualizados e homologados para gerar os arquivos com segurança;
● Validar o arquivo no PVA do SPED e revisar eventuais advertências ou erros;
● Armazenar a escrituração eletrônica com segurança, respeitando o prazo legal de guarda.

Segundo recomendação dos órgãos de classe, como o Conselho Federal de Contabilidade (CFC), os profissionais da contabilidade não devem deixar a entrega da obrigação para a última hora.

Além disso, as empresas que planejam entregar a ECD nos últimos dias devem considerar o risco de instabilidades no sistema do SPED, comum em prazos finais.

Fonte: Contábeis