A RAIS é um instrumento fundamental para controle da atividade trabalhista no Brasil, sendo usada pelo governo para subsidiar políticas públicas, gerar estatísticas do mercado de trabalho e identificar trabalhadores com direito ao Abono Salarial PIS/PASEP. A omissão ou envio incorreto dos dados pode gerar sanções administrativas e impedir o acesso ao benefício.

RAIS é essencial para o Abono Salarial e controle do emprego formal
Criada em 1975, a RAIS tem como objetivo coletar dados detalhados sobre vínculos empregatícios, remunerações e movimentações de trabalhadores. As informações servem de base para identificar quem tem direito ao Abono Salarial — pago anualmente a trabalhadores formais com renda mensal de até dois salários mínimos.

O envio das informações também permite o acompanhamento das estatísticas de emprego e desemprego no país. Por isso, a entrega correta da RAIS é indispensável para garantir a fidedignidade dos dados trabalhistas e o acesso dos trabalhadores aos seus direitos.

Declarações antigas devem ser enviadas via GDRAIS Genérico
A regularização das declarações em atraso deve ser feita por meio do aplicativo GDRAIS Genérico, exclusivo para transmissões de RAIS de anos-base anteriores a 2023. O software está disponível para download no site oficial www.rais.gov.br.

A obrigatoriedade de envio pelo GDRAIS Genérico se aplica a empregadores que possuíam vínculo com um ou mais trabalhadores nos anos em questão. A transmissão exige o uso de certificado digital válido, inclusive no caso de órgãos da Administração Pública.

Multas e penalidades por omissão ou erro no envio
De acordo com a legislação vigente, o não envio da RAIS ou a apresentação de informações falsas pode resultar na lavratura de auto de infração e na aplicação de multas. A penalidade não isenta o empregador da obrigação de regularizar os dados.

O valor da multa varia conforme o número de empregados e o tempo de atraso, podendo ser agravado em caso de reincidência ou infração continuada. As sanções estão previstas no artigo 25 da Portaria nº 1.127/2019, que trata das regras de envio da RAIS.

Transição para o eSocial e critérios de dispensa
Empregadores enquadrados no sistema eSocial estão dispensados de enviar a RAIS por meio do GDRAIS Genérico a partir de determinados anos-base, conforme a Portaria nº 1.127, de 14 de outubro de 2019. Os critérios de dispensa são os seguintes:

● Grupos 1, 2, 3 e 4: envio permitido via GDRAIS até o ano-base 2018;
● Grupo 3: envio permitido até o ano-base 2021;
● Grupo 4: envio permitido até o ano-base 2022.

A partir do ano-base 2023, as informações da RAIS desses grupos serão extraídas diretamente da base do sistema eSocial, eliminando a necessidade de envio manual.

Quem deve entregar a RAIS em atraso?
Devem entregar a RAIS de anos anteriores todas as empresas e entidades com CNPJ ativo que mantiveram empregados sob regime CLT, incluindo órgãos públicos e organizações do terceiro setor. A obrigatoriedade se aplica mesmo nos casos em que a empresa esteja atualmente inativa ou sem empregados.

Empregadores que já enviaram a declaração corretamente no passado não precisam reenviar, exceto se houver necessidade de retificação de dados.

Consequências da omissão para o trabalhador
A ausência de informações da RAIS impacta diretamente o trabalhador, especialmente no que diz respeito ao recebimento do Abono Salarial PIS/PASEP. Sem os dados registrados, o trabalhador pode ser excluído da lista de beneficiários.

Além disso, a RAIS serve como fonte de comprovação de vínculos empregatícios em processos judiciais, aposentadorias e outros benefícios previdenciários. Por isso, manter as informações atualizadas é um dever legal e social das empresas.

Dúvidas e orientações adicionais
O MTE recomenda que os empregadores consultem a situação de suas declarações no portal da RAIS. No site, é possível:

● Baixar o aplicativo GDRAIS Genérico;
● Consultar manuais de preenchimento e envio;
● Verificar o status das declarações já enviadas;
● Acessar canais de atendimento para suporte técnico.
Empresas que utilizam sistemas contábeis integrados devem verificar com seus desenvolvedores se há módulos de exportação de dados compatíveis com o GDRAIS, para facilitar a transmissão correta das informações.

Importância do cumprimento da obrigação acessória
A entrega da RAIS em atraso não é apenas uma exigência legal, mas um compromisso com a transparência e a responsabilidade social. O cumprimento dessa obrigação garante o acesso dos trabalhadores a benefícios, permite ao governo formular políticas públicas mais eficazes e contribui para a segurança jurídica nas relações trabalhistas.

Empregadores e escritórios contábeis devem manter controle sobre as obrigações acessórias pendentes, especialmente em casos de alterações societárias, fusões, cisões ou encerramento de atividades.

O prazo final para regularizar as declarações da RAIS de 1976 a 2022 é 8 de agosto de 2025. O envio deve ser feito exclusivamente pelo GDRAIS Genérico, com uso de certificado digital. A omissão ou erro na entrega pode gerar multas e prejuízos aos trabalhadores, especialmente na concessão do Abono Salarial.

Empresas devem verificar se há declarações pendentes e providenciar o envio o quanto antes. Escritórios de contabilidade podem auxiliar seus clientes na consulta e regularização, garantindo o cumprimento da legislação trabalhista.

Fonte: Contábeis